研究会が大きくなるにつれ、無料会員で会を維持することが難しくなってきたため、会費の有料化をすることに。そこで効率の良い運営を行うために、WEBサイト上で会員登録や会費の管理が行える仕組みの構築を検討していました。

会員の利便性向上と事務局の業務効率化のために、会員管理をマイページ上で行う機能や会費のクレジット決済機能を導入することが最優先事項でした。そこで第1フェーズでは現サイトと切り離し会員管理機能を実装。第2フェーズでメインデザインなどをリニューアルし、WEBサイトを統合することでスムースな移行を実現しました。結果として研究会の事務局負担を軽減することができ、3年ごとに事務局が変わってしまいますが、継続してサポートをさせていただいています。

学会誌の編集担当をされている先生方は、他に本業の仕事をしながら編集担当としての業務もされています。この編集業務の負担をいかに減らしながら、スケジュールや精度などを管理し、質の高い学会誌にしていくかが当社に課せられた課題となります。

編集を担当している学会では、編集委員の先生方の負担を減らすために、必要となる資料や情報を、要請される前に提示するように心掛けています。例えば、論文の担当者を決めていただく際には、過去に同一著者からの投稿があり、その時の担当者や査読者をお知らせする事で、選定が軽減されます。すべてにおいて、過去の事例を「ご参考までに」とお知らせする事で、「助かりました」と言っていただけることが多くあります。いくつかの学会を請け負っていることで、他学会でのパターンもご提案する事ができますので、業務の効率化などご検討の際はお声がけください。

今までは毎年300～400件の入稿データを学会事務局がCDで受け取り、まとめて宅配便で弊社に送っていただいていいました。この煩雑な業務を学会事務局を通さずに、弊社で直接受け取る方法を検討することになりました。

Dropboxに著者毎のフォルダーを生成し、URLを著者へ一斉メールで連絡。オンライン上で著者がDropboxへデータを入れるだけで入稿データが受け取れるようなシステムを提案いたしました。著者や事務局の業務を減らすことができ、さらにはスケジュール的な余裕も生むことができました。

本学会様が50周年を迎えるにあたり、10年間使用してきた表紙デザインを刷新したいとの相談を受けた。50周年という節目を迎えること、さらにコンセプトである「安全・安心な社会に貢献するフルードパワーシステム」をいかに表現するかが課題となりました。

デザインは、穏やかな曲線はフルードパワーシステムによって作られた安心・安全な流体を可視化させたものとしました。またこの曲線は半永久的に続く模様であり、フルードパワーシステムが使用されいる機械やモノの安心・安全、そして発展がいつまでも続いて欲しいという願いも込めております。

学会の役員を決める選挙で、それまでは投票用紙などを会員に個別に郵送し、投票も郵送返信、さらにその開票・集計は手作業で行っていました。この煩雑な作業を簡素化・迅速化するためのオンライン投票システムのご相談をいただきました。

メールアドレスを登録することで投票権を取得、投票の際にはWebサイトの投票画面にある候補者の名前をクリックするだけで完了する投票システムを構築しました。投票結果も自動集計で、委託を受けている弊社が事務局としてエクセルに抽出した投票結果をまとめご担当者様に報告するだけです。オンライン投票システムを構築したことで、投票、管理・集計はもちろん、紙でやり取りをなくしたことでの時間短縮や環境負荷軽減などメリットの多い改善策だと思います。

論文の審査は、著者（投稿）→編集委員会（審査）→査読者（審査）→著者（審査結果から修正）→編集委員会…と、現在、誰が作業をしているか管理が必要となります。
さらに状況が動くたびに、編集事務局が、スケジュール確認、不足データや体裁がおかしくないか最低限のチェックをしなければなりません。そのような業務を一括管理できるシステム開発のご依頼をいただきました。

論文の審査状況をシステムで一括管理でき、事務作業の手間やミスを低減。システム開発時にお客様の状況などに応じてカスタマイズできるため、必要な情報をすべて一つのシステム画面上で登録・閲覧が可能になります。また過去の論文を修正再投稿する際なども、過去の審査状況などが確認できるため非常に便利です。さらに査読システムと連携している学会ホームページへ受理論文を簡単操作で掲載することも可能です。

論文（主にタイトルおよび抄録）の“和英表記”を必須とする学会誌では、投稿時に専門家の校閲を要しますが、査読を経て著者自身が修正をしていくうち、和英表記にズレが生じてしまうという問題が発生してしまいました。

著者が自身で専門家に校閲を依頼することは、時間と手間のかかることです。さらに専門用語を要する場合、精通した専門家が少ない分野となりますが、弊社には分野ごとに対応できる翻訳技術を持ったチームがあるため、短期間で校閲の問題を解決することができました。依頼があれば専門的な多言語校閲にも対応できますので、著者の負担軽減に貢献できると思います。

全ての学会様が、研究成果である論文を世界に発信したと考えていると思いますが、その手段としてJ-stageというオンラインジャーナルがあります。論文公開にはとても重要なことなのですが、その申請・登録方法が難しい、またそのデータ作成方法がわからない、さらに専門的スタッフを常駐させることもできないので、どうしてもJ-stageへの論文搭載が実施できないという課題がございました。

まず、打ち合わせ時にヒアリングを行い、代行範囲やコストなどをご提案させていただきます。今回はフルサポートということで、申請登録作業からJ－stage用のXMLデータ・PDFデータを作成し、公開作業までさせていただきました。本学会様には、登録時の必要情報と学会誌データのご支給、弊社で作成したプレビューデータの表示内容の確認だけでお手間も少なく公開まで完了させていただきました。素晴らしい論文があり世界への発信を考えながらも、J-stageへの搭載でお困りの学会様がございましたら、ぜひ一度ご相談をいただければと思います。

100ページ規模の学会誌を作成する場合、著者の先生も多く、それぞれの先生と校正のやりとりをし、スケジュール通りに進行していくことは、学会内の人的リソースだけでは大変難易度の高い業務です。またアウトソーシングする際には、その進行具合と校正内容のチェック機能が疎かになりやすくなります。今回の業務でもこの2点が課題となっていました。

約20年の業務実績を持つ学会サポートチームのスタッフが対応することで、煩雑な校正の進行も安心してアウトソーシングしていただけます。また著者の先生と制作サイドが直接やりとりをしますので、細かいレイアウトのご希望なども直接対応させていただきます。さらに校正の修正点などを編集委員長にもご確認いただけるように、随時タイムロスなく共有できる仕組みを確立いたしました。弊社では正確で効率の良い学会誌制作をサポートしていますので、学会誌の制作でお困りの学会様がございましたら、ぜひ一度ご相談ください。

フィナンシャル・レビューは、財政・経済の諸問題について、第一線の研究者、専門家の参加の下に、分析・研究した論文をとりまとめたもので、1986年（昭和61年）から続く歴史ある刊行物です。見やすさはもちろんですが、権威のある刊行物だけに精度の高い校正能力が求められます。

いただく原稿のフォーマットも多岐にわたるため、その都度統一感のある図表の作成や関連する本文との位置関係などに注意し、見やすいレイアウトをご提案しています。また専門的な内容で200ページもあるため、内部校正も重要になってきます。今までの内部校正のノウハウを活かし、お客様が気付かなかった点を洗い出し、より高いレベルの校正を実現しています。

歴史のある学会様ですと、古い冊子は残しているが、デジタルデータが残っていないものが多々あります。貴重な当時の研究資料をJ-stageなどに発表できるように、デジタル化することはとても重要な業務です。ただスキャンしてOCR処理をするだけでは誤字なども多く、学会誌の論文などでは正確性も求められるため難易度が高くなります。

今回は古いバックナンバーの学会誌を約20冊をJ-stageに搭載しました。近年OCR（光学式文字認識）の精度が高くなってきていますが、100％ではありませんので、内容をすべて校正し、修正入力という作業はクオリティを求めた場合は必須となります。弊社には大量ページの組版などの実績から、校正・データ加工の処理能力に優れたチームがあります。500篇オーバーの案件も処理した実績もありますので、大量の冊子などの電子化でお困りでしたらお気軽にご相談ください。