研究会が大きくなるにつれ、無料会員で会を維持することが難しくなってきたため、会費の有料化をすることに。そこで効率の良い運営を行うために、WEBサイト上で会員登録や会費の管理が行える仕組みの構築を検討していました。

会員の利便性向上と事務局の業務効率化のために、会員管理をマイページ上で行う機能や会費のクレジット決済機能を導入することが最優先事項でした。そこで第1フェーズでは現サイトと切り離し会員管理機能を実装。第2フェーズでメインデザインなどをリニューアルし、WEBサイトを統合することでスムースな移行を実現しました。結果として研究会の事務局負担を軽減することができ、3年ごとに事務局が変わってしまいますが、継続してサポートをさせていただいています。

学会誌の編集担当をされている先生方は、他に本業の仕事をしながら編集担当としての業務もされています。この編集業務の負担をいかに減らしながら、スケジュールや精度などを管理し、質の高い学会誌にしていくかが当社に課せられた課題となります。

編集を担当している学会では、編集委員の先生方の負担を減らすために、必要となる資料や情報を、要請される前に提示するように心掛けています。例えば、論文の担当者を決めていただく際には、過去に同一著者からの投稿があり、その時の担当者や査読者をお知らせする事で、選定が軽減されます。すべてにおいて、過去の事例を「ご参考までに」とお知らせする事で、「助かりました」と言っていただけることが多くあります。いくつかの学会を請け負っていることで、他学会でのパターンもご提案する事ができますので、業務の効率化などご検討の際はお声がけください。

今までは毎年300～400件の入稿データを学会事務局がCDで受け取り、まとめて宅配便で弊社に送っていただいていいました。この煩雑な業務を学会事務局を通さずに、弊社で直接受け取る方法を検討することになりました。

Dropboxに著者毎のフォルダーを生成し、URLを著者へ一斉メールで連絡。オンライン上で著者がDropboxへデータを入れるだけで入稿データが受け取れるようなシステムを提案いたしました。著者や事務局の業務を減らすことができ、さらにはスケジュール的な余裕も生むことができました。

フィナンシャル・レビューは、財政・経済の諸問題について、第一線の研究者、専門家の参加の下に、分析・研究した論文をとりまとめたもので、1986年（昭和61年）から続く歴史ある刊行物です。見やすさはもちろんですが、権威のある刊行物だけに精度の高い校正能力が求められます。

いただく原稿のフォーマットも多岐にわたるため、その都度統一感のある図表の作成や関連する本文との位置関係などに注意し、見やすいレイアウトをご提案しています。また専門的な内容で200ページもあるため、内部校正も重要になってきます。今までの内部校正のノウハウを活かし、お客様が気付かなかった点を洗い出し、より高いレベルの校正を実現しています。

歴史のある学会様ですと、古い冊子は残しているが、デジタルデータが残っていないものが多々あります。貴重な当時の研究資料をJ-stageなどに発表できるように、デジタル化することはとても重要な業務です。ただスキャンしてOCR処理をするだけでは誤字なども多く、学会誌の論文などでは正確性も求められるため難易度が高くなります。

今回は古いバックナンバーの学会誌を約20冊をJ-stageに搭載しました。近年OCR（光学式文字認識）の精度が高くなってきていますが、100％ではありませんので、内容をすべて校正し、修正入力という作業はクオリティを求めた場合は必須となります。弊社には大量ページの組版などの実績から、校正・データ加工の処理能力に優れたチームがあります。500篇オーバーの案件も処理した実績もありますので、大量の冊子などの電子化でお困りでしたらお気軽にご相談ください。