会員管理は、事務局業務の中でも最も煩雑なもののひとつです。経験値の高いスタッフが丁寧に対応いたします。また弊社開発のシステムを導入することで、効率的な事務局運営を行うことも可能です。
学会事務局代行業務
学会事務局が抱える煩雑な業務やお困りごとを、専門家が強力にサポート。
こんなことでお困りではありませんか。
学会宛の郵送物や学会誌のバックナンバーの置き場所に困っている
大学業務などがあり、問い合わせ対応も後回しになってしまう
年会費の請求業務が煩雑で手間がかかる
会計業務が不慣れで困っている
年会費の支払方法が限られていて不便
長年の事務局代行業務で培ったノウハウで、お悩みに対応。
状況や予算に合わせて、最適なサービスをご提案いたします。
学会事務局代行業務サービス内容
会員管理
- 会員自ら会員情報を登録変更できるWeb システムの導入
- 会員の入退会や住所変更のほか、各種お問い合わせに対応
- 自社でのプライバシーマーク取得により個人情報漏洩を防止
- 会員に向けて各種案内メールの一斉送信も可能
- イベントや講演会などのご案内に必要な宛名ラベルの作成
- 会員情報はファイルメーカー、エクセルにて管理
会費管理
会費などの請求から入金管理、帳簿反映、督促作業までお任せいただけることはもちろん、思いのほか時間がとられる領収書発行や払込票の作成などの細かな作業まで対応可能です。
- 会費の入金状況を確認し、名簿および帳簿へ反映
- クレジット決済、振込、口座振替など会費納入方法の多様化に対応
- 年会費請求書の一斉発送・配信や未納者に対する督促作業
- 領収書の発行対応
- 口座情報や各自の支払い金額を個別に印刷した払込票の作成
会計管理
不定期な入金や支出が発生した場合、専門担当者がいないと漏れが出るなど、信用問題にもなりかねません。日々の会計業務を熟練したスタッフが担当し、定期的にご報告をさせていただきます。
- 交通費や会場費用、講師の謝礼などさまざまな経費支払い
- 広告費用など不定期な入金の確認
- 振込代行、記帳、帳簿付けなど、日々のお金の支出入管理
- 通帳、カード、印鑑のお預かり
受付・問い合せ窓口
受付窓口として、学会を理解した弊社スタッフが電話・メールのお問い合わせに対応いたします。郵便物などの受け取りサービスもお忙しいご担当者様に好評です。
- 事務局窓口として、電話やメールの問い合わせに対応
- 郵送物・FAXの受領（事務局住所を「勝美印刷内」に設置も可能）
- 郵送物はPDF にて担当者へ連絡し、原本は一定数まとめてご郵送
決算業務・予算作成
専門的にやっていないと決算業務や予算作成などは、不慣れで膨大な時間がかかってしまうこともあります。弊社の専門スタッフにお任せくだされば、内容のご確認をいただくだけで大丈夫です。
- 予算案・収支報告書案・事業報告書案の作成
- 監査の立合
- 会計士や行政書士のご紹介
バックナンバー・帳簿等保管
限られたスペースで学会誌のバックナンバーを保管することは非常に困難です。さらにそこから不定期に配送の業務が発生してきます。スペースと手間の問題を同時に解決できるサービスです。
- 学会誌のバックナンバーを弊社にて保管
- バックナンバーを新規入会者や購入希望者へ迅速に発送
- 帳簿や大会用品の保管、さらに物品の一次保管にも柔軟に対応
大会サポート
大会は開催回ごとにご担当者様が持ち回りとなっている学会様が多く、ポスターやプログラム抄録集の製作のために新たに業者を選定することが大きな負担となっていませんか？
大会収支の管理は短期的に多数の入出金（主に参加費）が集中し、開催日までにまとめる作業は容易ではありません。ぜひ弊社にお任せください。
- 大会開催の案内送付（メール・郵送）
- 大会特設サイト開設
- 事前参加登録／一般演題発表申込の取りまとめ
- ポスター、チラシ、プログラム・抄録集の作成対応
- 大会収支を管理する出納帳を作成
事務局代行概算費用（一例）
会員数500名まで
会員管理事務ベーシックプラン |
およそ42万円/年～ |
会員数1000名まで
会員管理事務ベーシックプラン ※価格は一例です。プラン・ご希望により異なりますので、まずはお問い合わせください。 |
およそ50万円/年～ |
学会事務・その他オプション
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およそ5万円/年～ |
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12万円/年～ |
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24万円/年～ |
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4万円/パレット1枚・年～ |
