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2024/10/08（火） 意外と多い学会員あて郵便物、損をしない送り方！ -
2024/10/08（火） 学会の規模や特色に合わせた会員管理の効果的な方法とは？ それぞれのメリットとデメリットを解説！学会の事務局運営において、「会員管理」はその基盤となる業務です。
会員数の把握はもちろん、会員それぞれの個人情報を適切に管理することで学会の活動にも反映・活用しやすくなります。
しかし情報化社会といわれる今日、プライバシー保護など問題は様々。また管理項目など形式が整っていないと手間や負担の増加にも繋がりかねません。
今回は会員管理の一般的な形式をご紹介します。学会規模や特色に合わせた管理の方法を検討してみてはいかがでしょうか。① 表計算ソフトの活用
Excelに代表される、表計算ソフトを使用した会員管理の方法です。
メリット：ポピュラーなソフトを使用すれば、事務局外に共有する際の互換性は最も高いといえるでしょう。
管理面でも、基本的なPCスキルがあれば簡単に操作できます。
数式やフィルターを活用し、より便利にカスタマイズすることも可能です。デメリット：管理項目が多い場合、スクロールが多く見づらくなってしまいます。
また会員数が多い場合も行数が増えてしまい、管理に適さない場合があります。②会員管理ソフトの使用
会員数が多い場合は、「File Maker」などの会員管理専用ソフトを使用するのがおすすめです。
メリット：例えば「住所録」や「会費納入状況」など、会員毎に紐づけは行いたいが、同じ画面にすべて表示される必要はない、という項目もあるかと思います。
会員管理ソフトを使用すれば、内容別にレイアウトを作成したうえで、表示する項目／しない項目を個別に設定することができるので、会員毎の情報管理がしやすくなります。
またExcelなど他の形式での書き出しや、反対にExcelで入力したデータを一斉にソフトに取り込むこともできるので、作業の効率化につながります。デメリット：専用ソフトを所持していない外部に情報を提供する場合は、汎用性の高いExcelなどの形式に書き出しを行うことが必要です。
専用ソフトの操作方法は独自であることが多いため、慣れるまで時間を要することがあります。上記①②では、事務局が会員から情報変更（住所や連絡先など）の連絡を受けて名簿を手動で更新する、という流れになります。そのため共通のデメリットとしては、更新漏れや入力ミスが起こりやすくなります。また会員から連絡がない場合は住所変更の対応ができないため、引っ越しや卒業で住所が変わった場合に、郵送物やメールの不達が発生する可能性があります。
③会員管理専用サイトの作成
Web上に専用サイトを立ち上げ、会員毎に「マイページ」を作成していただく形式です。
メリット：登録情報に変更がある場合は、会員自身でマイページにアクセスし必要な項目を編集していただくことになるため、より正確な情報をリアルタイムに反映・管理することができます。
その他、会費決済システムをマイページに紐づけする設定を行うことで、クレジットカードなどの決済方法にも対応可能です。＊関連→会費請求／出納業務デメリット：外部に情報を提供する場合は、汎用性の高いExcelなどの形式に書き出しを行うことが必要です。
勝美印刷株式会社では上記①②③すべての管理方法に対応可能です。
もし現在①のExcelなどで管理されており、ご不便を感じている場合はご相談ください。
現在の名簿や問題点などお伺いし、②の専用ソフトの導入や③の会員管理専用サイトの立ち上げなど、最適な方法をご提案いたします。実際のデータ移行作業は勝美印刷株式会社の担当者が行うため、名簿データをご提供いただくだけでOKです。
また③では専門チームによりゼロからシステム構築を行うため、学会様のご要望に合わせてWebデザインやシステムのご提案をさせていただきます。
ぜひ一度ご相談ください。 -
2024/10/04（金） J-STAGEに学会誌を掲載する方法J-STAGEは、国立研究開発法人科学技術振興機構 (JST) が運営する電子ジャーナルプラットフォームです。
いわば、学会誌の大きな電子図書館です。基本的に無料で閲覧でき、（※一部雑誌には有料のものもあります）、学術論文が大半であることから内容の信頼性も高いです。
論文を書かれる方であれば、利用したことのある方も多いのではないでしょうか。J-STAGEに雑誌を掲載することで、著者にとって様々なメリットが生じます。
公的なデータベースであることから、データの長期的な保存や公開がなされ、学術研究の発展に寄与することができます。
また、広く閲覧されるサイトであることから、閲覧数や被引用数の増加が見込めるなど、雑誌や論文にもいいことがあります。J-STAGEに論文を掲載したい場合、論文単体では載せることができません。
掲載申請は雑誌単位になるので、J-STAGEにご自身の論文を載せたい方は、投稿前にJ-STAGEで公開されている雑誌かどうかを調べておくといいかもしれません。雑誌をJ-STAGEに載せるためには、まず申請が必要です。
「J-STAGEサービス利用申込ページ」から必要書類をダウンロードし、J-STAGEに送付します。
記載事項は多岐にわたりますので、漏れのないよう注意してください。
特に、雑誌名の変更歴がある場合は注意が必要です。ファイルの送付ができたら、直近2号の見本誌を送付します。
（※発行済みの雑誌のみ。これから創刊する場合は不要）
この際、先に送付したファイルの締め日と同じ期間に到着するよう、注意が必要です。
送付したファイル・見本誌は審査され、その結果がメールで届きます。審査に合格したら、次はオンラインISSNの取得です。
ISSNとは、継続的に発行される刊行物やその他の資料を識別するための国際的なコード番号です。
ISSN日本センターから「ISSN事前通知書」が届くので、その指示に従ってISSNを取得します。学会誌の中には、既にISSNを取得しているものもあるかもしれません。
それがオンラインISSNであれば、ここでの取得は不要です。
Print ISSNはオンラインISSNとは別物なので、それだけではJ-STAGEへの登載はできません。オンラインISSNの取得ができたら、サイト構築のフェーズに入ります。
J-STAGE側での準備期間が終わると、データをアップロードするためのページができます。XMLというマークアップ言語の形式に則り、記事タイトルや著者氏名・所属先に始まって、論文が収録される学会誌の巻数や号数、出版年、あるいは参考文献の情報などを詳細に記述していきます。誌面のPDF、テキスト、XMLの３点が揃うと、J-STAGEにアップロードが可能になります。アップロードの際には、３点をまとめて１つのファイルに圧縮します。
アップロードができたら、いよいよ公開日設定です。
通常のJ-STAGEは公開日設定から公開日までは最短で翌営業日です。
初回のみ、その間が3営業日必要になりますので、新規登載の際は注意しましょう。公開日設定ができれば、一通りの作業は完了です。
以後は、新しい号が発行されるたびに登録を続けていくことになります。
J-STAGEには新しく執筆されたものだけでなく、過去に紙媒体の雑誌に掲載されていた論文をアップロードすることも認められています。学会誌のバックナンバーもJ-STAGEに登載すれば、過去の論文も多くの人の目に留まるようになります。
またJ-STAGEにはオンラインならではの「早期公開」の機能があります。雑誌での掲載ページの確定などを待たずに、採択されてすぐの論文をウェブ上で迅速に公開することが可能です。早期公開した記事は、雑誌掲載の準備が完了した後は「本公開」の形で公開することになります。
質の高いJ-STAGEへの継続登載を行っていきましょう。
J-STAGEは登録の際、「継続的なJ-STAGEサービスの利用が可能か」という点を学会に対して確認します。
これは継続発行を保つためであり、そのため、新規登録の際にも「発行機関事務局で実施予定」「印刷会社等に業務委託予定」等を答える欄があります。学会の担当者による登録や継続発行は、体制によっては可能かもしれません。
しかし担当者の変更や急な退職を考えれば、少々リスキーと言わざるを得ないでしょう。
持ち回りでやる場合は、担当者によって品質にムラが出る可能性もあります。勝美印刷株式会社では、J-STAGEの新規登載や継続登載の委託を承っております。
お見積りだけでも結構ですので、一度お問い合わせください。
学会は、年会費のお知らせや理事選挙、学会誌など、印刷物が多いもの。
少しずつ電子化されてきているとはいえ、紙でのお知らせのメリットはいまだ存在します。
特に、年齢層の高い学会では、紙での発送を希望する声も根強いのではないでしょうか。
本記事では、会員あての郵便物を作成・発送する際、気をつけるポイントを解説します。
発送手段
〇普通郵便
一番メジャーな発送方法です。
大きさ・重さで料金が変わりますが、信書（※後述）が送れるので内容の自由度は高いです。
○学術刊行物
第三種郵便物や第四種郵便物ともいい、特別な認可を受けて安価で送れる方法です。
内容は学術刊行物（いわゆる学会誌など）に限定されますので、払込票や別紙の案内などを同封することはできません。
（参考 郵便局HP：https://www.post.japanpost.jp/service/standard/three_four/index.html）
○ゆうメール
1kgまでの荷物を送ることができる、郵便局のサービスです。
普通郵便で150gを送ろうとすると1通当たり270円ですが、ゆうメールでは180円で送ることができます。1kgの場合は普通郵便で750円、ゆうメールで360円です。
ただし信書を同封することはできません。
Tips！ 信書とは？
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。
請求書、証明書、許可証などが該当します。
これらが含まれている場合、使用可能サービスに制約が発生します。
例：
信書発送可：普通郵便、レターパック
信書発送不可：ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポスト
（参考 総務省HP：https://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html）
〇クロネコゆうメール、佐川ゆうメール便
荷受けをクロネコヤマト/佐川急便が、配達を郵便局が行うサービスです。
通常のゆうメールと同じく信書は取り扱いができないため、注意が必要です。
また、荷受けの事業者と発送者の間で契約を交わす必要がありますので、事前の準備が発生します。
〇海外宛の郵便
送り先の国によって、船便・航空便・EMS便などが選べます。
船便……安価ですが、お届けまで時間がかかります。
航空便……送料は高くなりますが、お届けが早いです。
EMS便……船便と航空便を組み合わせ、最適な方法でお届けします。
最後に
大量の郵便物は、作るのも送るのも手間がかかるもの。
ご覧いただいたように、発送方法だけでもたくさんの種類があります。
学会事務をやりつつ発送作業をするのは大変です。
勝美印刷なら、印刷物の作成から発送まで、ワンストップで対応可能です。
などをお任せいただけます。
学会運営の重要な実務に集中するためにも、煩雑な作業をプロにアウトソーシングすることを検討されてはいかがでしょうか。
更に、学会事務局の業務委託が可能ですので、
などもご依頼いただけます。
部分的な作業のご依頼も可能です。
まずはお見積りだけでも結構ですので、お気軽にお問い合わせください。
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