学会の規模や特色に合わせた会員管理の効果的な方法とは？ それぞれのメリットとデメリットを解説！
学会の事務局運営において、「会員管理」はその基盤となる業務です。
会員数の把握はもちろん、会員それぞれの個人情報を適切に管理することで学会の活動にも反映・活用しやすくなります。
しかし情報化社会といわれる今日、プライバシー保護など問題は様々。また管理項目など形式が整っていないと手間や負担の増加にも繋がりかねません。
今回は会員管理の一般的な形式をご紹介します。学会規模や特色に合わせた管理の方法を検討してみてはいかがでしょうか。
① 表計算ソフトの活用
Excelに代表される、表計算ソフトを使用した会員管理の方法です。
メリット：ポピュラーなソフトを使用すれば、事務局外に共有する際の互換性は最も高いといえるでしょう。
管理面でも、基本的なPCスキルがあれば簡単に操作できます。
数式やフィルターを活用し、より便利にカスタマイズすることも可能です。デメリット：管理項目が多い場合、スクロールが多く見づらくなってしまいます。
また会員数が多い場合も行数が増えてしまい、管理に適さない場合があります。
②会員管理ソフトの使用
会員数が多い場合は、「File Maker」などの会員管理専用ソフトを使用するのがおすすめです。
メリット：例えば「住所録」や「会費納入状況」など、会員毎に紐づけは行いたいが、同じ画面にすべて表示される必要はない、という項目もあるかと思います。
会員管理ソフトを使用すれば、内容別にレイアウトを作成したうえで、表示する項目／しない項目を個別に設定することができるので、会員毎の情報管理がしやすくなります。
またExcelなど他の形式での書き出しや、反対にExcelで入力したデータを一斉にソフトに取り込むこともできるので、作業の効率化につながります。デメリット：専用ソフトを所持していない外部に情報を提供する場合は、汎用性の高いExcelなどの形式に書き出しを行うことが必要です。
専用ソフトの操作方法は独自であることが多いため、慣れるまで時間を要することがあります。
上記①②では、事務局が会員から情報変更（住所や連絡先など）の連絡を受けて名簿を手動で更新する、という流れになります。そのため共通のデメリットとしては、更新漏れや入力ミスが起こりやすくなります。また会員から連絡がない場合は住所変更の対応ができないため、引っ越しや卒業で住所が変わった場合に、郵送物やメールの不達が発生する可能性があります。
③会員管理専用サイトの作成
Web上に専用サイトを立ち上げ、会員毎に「マイページ」を作成していただく形式です。
メリット：登録情報に変更がある場合は、会員自身でマイページにアクセスし必要な項目を編集していただくことになるため、より正確な情報をリアルタイムに反映・管理することができます。
その他、会費決済システムをマイページに紐づけする設定を行うことで、クレジットカードなどの決済方法にも対応可能です。＊関連→会費請求／出納業務デメリット：外部に情報を提供する場合は、汎用性の高いExcelなどの形式に書き出しを行うことが必要です。
勝美印刷株式会社では上記①②③すべての管理方法に対応可能です。
もし現在①のExcelなどで管理されており、ご不便を感じている場合はご相談ください。
現在の名簿や問題点などお伺いし、②の専用ソフトの導入や③の会員管理専用サイトの立ち上げなど、最適な方法をご提案いたします。実際のデータ移行作業は勝美印刷株式会社の担当者が行うため、名簿データをご提供いただくだけでOKです。
また③では専門チームによりゼロからシステム構築を行うため、学会様のご要望に合わせてWebデザインやシステムのご提案をさせていただきます。
ぜひ一度ご相談ください。
