学会は、年会費のお知らせや理事選挙、学会誌など、印刷物が多いもの。
少しずつ電子化されてきているとはいえ、紙でのお知らせのメリットはいまだ存在します。
特に、年齢層の高い学会では、紙での発送を希望する声も根強いのではないでしょうか。 

本記事では、会員あての郵便物を作成・発送する際、気をつけるポイントを解説します。

発送手段

〇普通郵便
〇学術刊行物
〇ゆうメール
〇クロネコゆうメール、佐川ゆうメール便
〇海外宛の郵便

〇普通郵便

一番メジャーな発送方法です。
大きさ・重さで料金が変わりますが、信書（※後述）が送れるので内容の自由度は高いです。

○学術刊行物

第三種郵便物や第四種郵便物ともいい、特別な認可を受けて安価で送れる方法です。
内容は学術刊行物（いわゆる学会誌など）に限定されますので、払込票や別紙の案内などを同封することはできません。
（参考　郵便局HP：https://www.post.japanpost.jp/service/standard/three_four/index.html）

○ゆうメール

1kgまでの荷物を送ることができる、郵便局のサービスです。
普通郵便で150gを送ろうとすると1通当たり270円ですが、ゆうメールでは180円で送ることができます。1kgの場合は普通郵便で750円、ゆうメールで360円です。
ただし信書を同封することはできません。

Tips！　信書とは？

「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。
請求書、証明書、許可証などが該当します。
これらが含まれている場合、使用可能サービスに制約が発生します。

例：

信書発送可：普通郵便、レターパック
信書発送不可：ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポスト

（参考　総務省HP：https://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html）

〇クロネコゆうメール、佐川ゆうメール便

荷受けをクロネコヤマト/佐川急便が、配達を郵便局が行うサービスです。
通常のゆうメールと同じく信書は取り扱いができないため、注意が必要です。
また、荷受けの事業者と発送者の間で契約を交わす必要がありますので、事前の準備が発生します。

〇海外宛の郵便

送り先の国によって、船便・航空便・EMS便などが選べます。
船便……安価ですが、お届けまで時間がかかります。
航空便……送料は高くなりますが、お届けが早いです。
EMS便……船便と航空便を組み合わせ、最適な方法でお届けします。

最後に

大量の郵便物は、作るのも送るのも手間がかかるもの。
ご覧いただいたように、発送方法だけでもたくさんの種類があります。

学会事務をやりつつ発送作業をするのは大変です。
勝美印刷なら、印刷物の作成から発送まで、ワンストップで対応可能です。

• 印刷用データの作成
  
• 印刷
  
• 発送用データの調整
  
• 封入作業、発送作業
  

などをお任せいただけます。

学会運営の重要な実務に集中するためにも、煩雑な作業をプロにアウトソーシングすることを検討されてはいかがでしょうか。

更に、学会事務局の業務委託が可能ですので、

• 日々の会員さまからの問い合わせ対応
  
• 住所変更の管理
  
• 管理している情報からの発送用データ作成
  

などもご依頼いただけます。

部分的な作業のご依頼も可能です。
まずはお見積りだけでも結構ですので、お気軽にお問い合わせください。

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